很多用戶在進行OA辦公軟件選型時,將其OA功能模塊的多少作為一個重要的參考依據(jù),因此許多OA辦公軟件廠商投其所好,也希望通過更多的模塊展現(xiàn)自己的能力、提高產(chǎn)品價格,于是加大力度開發(fā)各種新型功能模塊,處理一些常見的功能外,有些OA軟件廠商還全面集成人事、財務(wù)、ERP、CRM、手機OA、視頻會議功等,給最終用戶的感覺是這樣的OA就是萬能的,尤其是在進行系統(tǒng)演示的時。最終的結(jié)果就是客戶在購買階段總是看到這功能不錯,那功能也想要,但在實際發(fā)現(xiàn)每個功能都有所欠缺,使用中成了雞肋,從而不自覺的為一些“看起來很美”的功能模塊買單。
企業(yè)用戶一般對OA辦公軟件的了解不夠深入,在進行系統(tǒng)選型時,往往不自覺的陷入這樣一個誤區(qū):認為OA功能模塊越多越好,產(chǎn)品的功能更強大。初步分析用戶的出發(fā)點,一般存在以下幾個原因:一些用戶在選型時候貪大求全,希望OA辦公軟件包含企業(yè)管理的方方面面,擔(dān)心功能模塊太少滿足不了最終的應(yīng)用需求;認為功能模塊較多的OA商技術(shù)水平比較高;擔(dān)心多次購買內(nèi)部不好立項、費用不好申請;又或者擔(dān)心下次購買價格上拿不到好的折扣。
其實功能多的OA辦公軟件都有一些特點,就是很多模塊都不能貼近用戶的實際需求得到深入應(yīng)用,這其實很好理解,每個模塊如果都做得非常深入的話軟件廠商的研發(fā)和維護投入非常大,另一方面是由于企業(yè)的需求差異大,標(biāo)準(zhǔn)的模塊很難做到切合每個用戶的個性化需求;由于過多的注重于功能,忽略了軟件的架構(gòu)和設(shè)計,系統(tǒng)的擴展性比較差。
建議中小型企業(yè)用戶不要購買太多功能,實際上功能太多增加了推廣和維護的時間成本,不如將購買其它功能模塊的成本用于實施推廣會更好?;蛘哌x購架構(gòu)平臺比較好的平臺型OA,這類OA產(chǎn)品具有可移植、易集成、易擴展的優(yōu)勢,擅長個性化定制開發(fā)。不僅很好的滿足了企業(yè)當(dāng)前的管理需求,獨有的后臺自助式定制模式還可以實現(xiàn)功能模塊的增加、修改,工作流自定義、信息發(fā)布自定義,首頁信息提醒內(nèi)容和類型的自定義等,更好的實現(xiàn)了企業(yè)未來發(fā)展的管理需求,大大提高了OA辦公軟件的實用性。
事實上,據(jù)有關(guān)方面對一些大型企業(yè)的OA或門戶應(yīng)用情況做過初步的調(diào)查統(tǒng)計,真正應(yīng)用廣泛的功能模塊只占企業(yè)購買模塊總數(shù)的30%左右,許多功能可能也就被使用幾次,還不知是否是測試數(shù)據(jù)。大量“雞肋式模塊”的存在不僅浪費購買資金,而且維護成本也不低;還會造成系統(tǒng)的臃腫,運行速度受影響;操作復(fù)雜,使用不方便,阻礙實施推廣等不良影響。
OA辦公選件的選型最好立足于自身的需求,切忌追求大而全,做到整體規(guī)劃、分步實施,在關(guān)注功能的同時需重點關(guān)注系統(tǒng)的擴展性、二次開發(fā)能力,必要時需考察系統(tǒng)的技術(shù)架構(gòu),同時需關(guān)注系統(tǒng)的安全性、性能、穩(wěn)定性和易用性。中小企業(yè)用戶應(yīng)該選擇一個功能緊湊的、滿足自己個性化需求的、性價比高的OA產(chǎn)品,關(guān)注應(yīng)用的擴展為后續(xù)的服務(wù)做好鋪墊。
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